Uvjeti i pravila pod DAkkS akreditacijom

Ova pravila i uvjeti certificiranja uređuju ugovorni odnos između klijenta i URS certifikacijskog tijela na temelju prihvaćene ponude i zaključenog ugovora koji određuje predmet, opseg i cijenu certifikacije.

Ova pravila i uvjeti vrijede za usluge certificiranja URS-a koje ispunjavaju međunarodno priznate uvjete akreditacijskog tijela DAkkS.

Objašnjenje pojmova

Certifikacija - postupak certifikacije koji vodi do provjere utvrđene klijentove norme i izdavanja certifikata, obično u trogodišnjem ciklusu.

Certifikacijski audit - postupak certifikacije koji vodi do provjere utvrđenog klijentovog standarda i izdavanja certifikata, obično u trogodišnjem ciklusu.

Auditor - osoba koja obavlja certifikacijski audit posjetom klijentu i piše izvještaj o auditu.

Norma - potrebna norma, čije je zahtjeve klijent utvrdio u svojoj tvrtki.

Izvješće s audita - ovo je izvješće koje sastavlja auditor i sadrži pronalaske s audita.

Akreditacija - ovo je provjera da je certifikacijsko tijelo izvršilo certificiranje i izdalo certifikat u skladu s važećim certifikatom za danu normu.

Početna faza - ovo je ulazna faza procesa certificiranja, kada započinje trogodišnji postupak certificiranja.

Nadzorni audit - godišnja ponovljena posjeta kad auditor izvrši nadzor po određenoj normi.

Recertifikacija - sljedeći ciklus, obično tri godine, koji slijedi prethodni ciklus, obično također tri godine.

Prava i obveze URS-a

URS je dužan pružati usluge prema sklopljenom ugovoru, ispravno i na vrijeme, a pritom pruža najveću moguću profesionalnu brigu, u skladu sa zakonskim propisima koji se odnose na pružene usluge.

URS je dužan odmah pismenim putem obavijestiti klijenta o svim činjenicama i okolnostima koje je otkrio tijekom pružanja usluga prema sklopljenom ugovoru i koje mogu imati utjecaja na pružanje usluga.

URS redovito obavještava klijenta o svim činjenicama i postupcima koje otkrije tijekom obavljanja svoje djelatnosti, a koji mogu utjecati na uspješnu realizaciju predmeta ugovora i promjenu klijentovih uputa. Ako URS prilikom certificiranja otkrije pronalaske koji onemogućavaju pravilnu realizaciju usluga na dogovoren način, o tome će odmah izvijestiti klijenta, s kojim se dogovara o uklanjanju tih pronalazaka.

URS bira auditora koji je prikladan za klijentov opseg sustava. Međutim, URS zadržava pravo promjene auditora kako bi se osigurala neovisnost i nepristranost ili ako zbog nepredviđenih okolnosti ne može osigurati dostupnost imenovanog auditora.

Nakon završetka audita od strane auditora, URS zadržava pravo da pozove drugu osobu s kojom se klijent mora unaprijed upoznati, a URS to mora zatražiti u pisanom obliku (e-mailom).

URS je ovlašten naplaćivati ​​naknadu, čiji će iznos utvrditi s obzirom na nastale administrativne troškove. Podnositelj prijave obvezuje se da će platiti GMP+ INTERNATIONAL kotizacije po cjeniku važećem za relevantnu godinu.

URS ima pravo mjeriti zadovoljstvo svojih kupaca upitima u telefonskom ili elektroničkom obliku, na način da se kupca ne opterećuje.

Korisnikova prava i obveze

Korisnik je dužan URS-u dostaviti pravovremene, cjelovite, istinite i jasne informacije, koje su ključne za materijalno ispunjenje ovog ugovora, osim ako njegova priroda ne upućuje na to da bi ga URS trebao osigurati u sklopu svoje aktivnosti.

Korisnik je dužan stvoriti odgovarajuće uvjete za aktivnost URS-a i pružiti URS-u svu potrebnu suradnju tijekom ispunjavanja predmeta ugovora.

Kupac se obvezuje da će odrediti određenu osobu koja će biti prisutna tijekom certificiranja i koja će biti odgovorna za klijentovu suradnju s URS auditorom.

Kupac je dužan obavijestiti URS o svim činjenicama koje mogu utjecati na certificiranje na način da i dalje ispunjava zahtjeve normi potrebnih za certifikaciju ili pravila za provođenje certifikacije. Obavijest se mora izvršiti odmah i u pisanom obliku ako su promjene u sustavu značajne. Na primjer, ako se promjene odnose na pravni, komercijalni ili tjelesni status ili vlasništvo; promjene ključnih menadžerskih pozicija; promjene adresa i prostorija za kontakt; promjene u opsegu operativnih aktivnosti obuhvaćenih certificiranim / registriranim sustavom upravljanja; i značajne promjene u sustavima upravljanja i procesa. Osim spomenutih značajnih promjena, o drugim promjenama potrebno je izvijestiti predstavnike URS-a tijekom sljedećeg planiranog evaluacijsko-inspekcijskog posjeta.

Na zahtjev URS-a, kupac je dužan omogućiti URS-u, za vrijeme radnog vremena, pristup područjima, radnim mjestima, uredima itd. u kojima se obavlja certificiranje, radi uvida u materijale, postupke, procese, metode ispitivanja, evidenciju i sustave ili utvrđivanje da je proveden postupak prestanka valjanosti potvrde, ako je to potrebno.

Za odobrenje sustava kupac će odrediti predstavnika uprave i jednog ili više predstavnika ovlaštenih za rad u slučaju da je glavni imenovani (a po potrebi i zamjenski imenovani) odgovoran za sva pitanja u u vezi s zahtjevima certifikata koji se prijavljuju odgovarajućem predstavniku URS-a i koji će, ako je potrebno, potpisati izjavu tijekom svakog posjeta predstavnika URS-a, u svrhu bilo kakvih promjena u postupcima i drugih informacija relevantnih za uvjete pod koji posjeduju potvrdu, uključujući žalbe kupca.

Klijent će omogućiti tijelu za akreditaciju ili, ako je primjenjivo, vlasniku GMP+ INTERNATIONAL standarda za sudjelovanje u nadzornom ("witness") auditu i / ili paralelnom auditu.

U slučaju promjene u sustavu upravljanja ili tjelesnim promjenama, kupac je dužan ažurirati dokumentaciju o svom sustavu i obavijestiti odgovornog URS menadžera o svim značajnim promjenama u sustavima ili strukturi tvrtke. To se uglavnom odnosi na promjene povezane s predmetom certificiranja ili na promjene koje rezultiraju imenovanjem novog predstavnika za certificirano područje. Kupac mora obavijestiti auditore o svim promjenama vezanim uz certificiranu aktivnost i usvojenim od posljednjeg audita.

Klijent je dužan registrirati i voditi evidenciju o svim pritužbama koje su mu upućene u vezi s poštivanjem zahtjeva za certificiranje i dužan je te evidencije staviti na raspolaganje certifikacijskom tijelu, kad to zatraži. Klijent bi također trebao poduzeti odgovarajuće radnje u vezi s takvim pritužbama i bilo kakvim nedostacima na proizvodima koji podliježu certificiranju i ispuniti odgovarajuću dokumentaciju koja se odnosi na njih.

Jezik

Govorni jezik revizije je lokalni. Pismeni jezik izvještaja je engleski. Osim ako je u ugovoru o klijentu ili dodacima navedeno nešto drugo ili ako se s klijentom dogovori u drugom pisanom obliku. Izvješća o neusklađenosti uvijek se popunjavaju i na engleskom i na lokalnom jeziku. Izvješća o neusklađenosti uvijek se popunjavaju na engleskom i lokalnom jeziku.

Pritužbe

Ako klijent želi podnijeti pritužbu na uslugu koju nudi URS, trebao bi u prvom redu pisati na URS e-mail adrese complaints@urs.holdings

Sve pritužbe moraju se uredno evidentirati i pregledati, sve korektivne radnje koje se smatraju potrebnim priopćit će se podnositelju žalbe, u razumnom roku. Ako se radnja ne smatra dovoljnom, podnositelj žalbe treba pisati na e-poštu complaints@urs.holdings, radi pažnje neovisnog odbora za certificiranje (ICB).

Nakon pregleda ICB-a o tom pitanju, podnositelj podnositelja žalbe ponovno će obavijestiti sve radnje koje se smatraju potrebnim. Ako se gore navedena radnja još uvijek ne smatra zadovoljavajućom, podnositelj zahtjeva treba svoje brige uputiti na GMP+ International https://www.gmpplus.org

Mjesto ispunjenja

Činjenice potrebne za obavljanje certifikacijskog audita ocjenjuje i utvrđuje URS:

• U sjedištu certifikacijskog tijela

• Na odvojenim radnim mjestima certifikacijskog tijela

• Datumi audita moraju se uvijek utvrđivati ​​nakon međusobnog dogovora URS-a i kupca

• URS-ove certifikate izdaje URS u roku od dva tjedna od datuma izvješća o odobrenju audita

Certifikacijski i nadzorni auditi

U svrhu provjere certifikacije ili nadzora, URS će poslati svog kupca u skladu s dogovorenim planom revizije, o čemu će URS obavijestiti klijenta. Ti se posjeti obično održavaju jednom ili dva puta godišnje u svrhu provjere ispunjavaju li se obveze nametnute certifikatom. U slučaju prvog nadzornog audita, posjet se ne smije obaviti kasnije od 12 mjeseci od datuma izdavanja certifikata. URS ne dijeli nikakve podatke koji se odnose na klijenta koji su povjerljivi, osim informacija koje su javno dostupne.

Ako certificirana organizacija tijela više puta ne poštuje propise, URS može suspendirati ili povući svoj certifikat ili smanjiti njegov sadržaj ili odbiti izdati ili obnoviti certifikat ili proširiti njegov sadržaj. Te se odluke i razlozi za njih klijentu priopćuju u pisanom obliku. Razlozi za obustavu ili povlačenje uključuju: neusklađivanje s ovim propisima u područjima na koja su se oni obvezali u okviru certificiranog standarda (ISO 50001, GMP + FSA, ISO 28000 i drugi); trajno ili grubo kršenje zahtjeva za certificiranje, uključujući zahtjev za očuvanjem učinkovitosti certificiranog sustava upravljanja; sprječavanje nadzornog audita ili recertifikacije u zahtijevanom periodu ili na zahtjev klijenta. Neuspjelo rješavanje problema koji vode do obustave certifikata ili su naglašeni tijekom audita / posjete, dogovorenim rokom za ispravku (koji ne smije biti duži od 6 mjeseci) ili neplaćanjem naknada što može rezultirati povlačenjem ili ograničenjem opsega certifikat.

U slučaju da certificirana organizacija ili podnositelj zahtjeva za izdavanje certifikata želi uložiti žalbu protiv bilo koje odluke predstavnika URS-a, oni to mogu učiniti neovisnom vijeću za certificiranje u roku od 21 kalendarskog dana od dana kada su službeno obaviješteni o ovoj odluci. Žalba se može podnijeti u obliku pismene obavijesti. Sjednica povjerenstva za žalbe osnovana u skladu s propisima održava se u roku od 30 kalendarskih dana od primitka ove obavijesti, a podnositelj zahtjeva je o vremenu i mjestu održavanja ove sjednice obaviješten najmanje 7 kalendarskih dana unaprijed.

Ako auditori, procjenitelji ili izvođači posjete kupca radi ispunjavanja njegovih obveza, klijent mora pružiti odgovarajuću osobnu zaštitnu opremu (OZO) i pružiti odgovarajuću obuku i upute prije početka rada. Klijent je također dužan osigurati da revizor, inspektor ili auditor ne manipulira opremom bez izričitog nadzora i upute klijenta.

URS nije odgovoran za nalaze tijekom auditai preporuka koje mora ispraviti klijent u usporedbi s normom po kojoj se audit provodi. URS također nije odgovoran za provedbu navedenih otkrivenih mjera za ispravljanje. Odluke koje klijent donosi kako bi ispravio pronalaske isključivo su u nadležnosti klijenta.

Ako URS nije u mogućnosti provjeriti provedbu ispravka i korektivnih radnji bilo kojih značajnih neusklađenosti u roku od 6 mjeseci nakon posljednjeg dana faze 2, certifikacijsko tijelo provodi drugu fazu prije preporuke certifikacije.

Kupac se izričito slaže da će im URS račun dostaviti u pisanom ili elektroničkom obliku. Pod elektronskim oblikom podrazumijeva se prvenstveno elektronička pošta, faks ili mreža javnih podataka. Kupac se također obvezuje dostaviti URS-u kontakt e-mail na koji će izdani račun biti poslan u elektroničkom obliku.

Izvještaj o auditu i certifikat

Prema zaključenom ugovoru, nakon završetka postupka certificiranja URS priprema izvještaj o provedenom auditu koji će prezentirati klijentu. Izvješće s audita šalje se klijentu, u elektroničkom obliku, na njegov kontakt e-mail.

U skladu s ovim ugovorom, URS će nakon predstavljanja izvješća s audita i plaćanja računa izdati kupcu potvrdu / certifikate, valjanu tri godine počevši od dana izdavanja. Naziv klijenta / naziv tvrtke prikazat će se na web stranici URS-a za vrijeme važenja potvrde / certifikata.

Trajanje i prestanak usluge certificiranja

Ugovor za usluge certificiranja uvijek se sklapa na određeno razdoblje, a razdoblje je od tri godine koje započinje danom stupanja na snagu ugovora. Ugovor se automatski produžava na daljnje tri godine, osim ako jedna od ugovornih strana u roku od 120 dana od raskida ugovora ne dostavi pismeno neslaganje s produženjem ugovora drugoj ugovornoj strani.

U slučaju da dođe do promjene uvjeta ovog ugovora, promjena se mora izvršiti u pisanom obliku.

URS i klijent imaju pravo odustati od zaključenog ugovora ako jedna od strana prekrši ugovor na temeljni način. U takvom slučaju druga strana može se povući iz ugovora bez nepotrebnog odgađanja. Temeljno znači kršenje uvjeta kojih je stranka koja je prekršila ugovor bila svjesna prije sklapanja ugovora ili ako je morala znati da druga strana neće zaključiti ugovor ako je predvidjela to kršenje. U drugim se slučajevima povreda ne smatra temeljnom. To ne utječe na pravo na plaćanje ugovorne novčane kazne.

Odstupanje od ugovora mora biti u pisanom obliku, inače je nevažeće. Povlačenje stupa na snagu od dana kada je dostavljeno drugoj ugovornoj strani. Odustajanje od ugovora ukida obvezu od početka.

Odredbe o povjerljivosti

Sve pružene informacije tretirat će se kao strogo povjerljive i, s izuzetkom certifikacijskog tijela, ili, ako je primjenjivo, akreditacijsko tijelo ili vlasnik GMP+ INTERNATIONAL standarda, one se neće otkriti bilo kojoj drugoj strani bez pristanka kupca.

Obveza povjerljivosti ne odnosi se na podatke koji su već u vlasništvu stranke otkrivaju ili su javno dostupni, ili su dobiveni neovisno od strana koje sudjeluju u odnosima s obvezama u vezi s predmetom ovog ugovora, ili su dobiveni od treće strane bez ikakvih ograničenja.

Bez obzira na gore navedene odredbe, informacije koje se ne smatraju povjerljivim su informacije koje:

• postalo je javno znanje bez da ga je strani primatelja namjerno ili propuštanjem izazvala,

• je bilo zakonski na raspolaganju strani primatelja prije sklapanja ovog ugovora, ako takve informacije nisu bile predmet drugog, prethodno sklopljenog ugovora o zaštiti podataka,

• rezultat je akcije tijekom koje ga primatelj prima neovisno i u mogućnosti je to potkrijepiti svojim zapisima ili povjerljivim podacima treće strane,

• se pružaju primatelju nakon potpisivanja ovog ugovora od strane treće osobe, koja istodobno ne dobiva takve podatke izravno ili neizravno od strane stranke koja je njegova vlasnica

URS će na web mjestu objavljivati ​​podatke o certificiranim klijentima pod javnim pristupom.

Kad je certifikacijskom tijelu propisano zakonom ili ovlašteno ugovornim aranžmanima (primjerice s akreditacijskim tijelom) za objavljivanje povjerljivih podataka, dotični klijent ili pojedinac, ako to zakonom nije zabranjeno, URS će pružiti te podatke.

Logo certifikata; javna uporaba potvrde i logotipa certifikata od strane vlasnika / kupca

Kupac ima pravo obavijestiti javnost da je proizvod, proces, usluga ili tvrtka prošla audit / ocjenu od strane URS-a, a također može koristiti simbol sukladnosti na promotivnim materijalima na koje se certifikat odnosi.

Kupac mora osigurati da su podaci navedeni u promotivnim i reklamnim materijalima dovoljno jasni i da je jasno koji je proizvodni postupak i / ili usluga certificiran, a koji suprotno tome.

Kupac ne smije podnijeti zahtjev na temelju kojeg njegovi kupci mogu pogrešno vjerovati da je proizvod, postupak, radno mjesto ili tvrtka certificiran ako to zapravo nije.

Tvrtke certificirane prema GMP+ imaju pravo koristiti GMP+ logotip tijela GMP+ INTERNATIONAL. Tvrtke certificirane u skladu s GMP+ dužne su poštivati ​​uvjete propisane od strane tijela GMP+ INTERNATIONAL.

Klijent će biti upoznat s detaljnim pravilima i mogućnostima ispravne uporabe logotipa certifikata, tijekom provođenja prvog audita i tijekom dodjele certifikata.

Nakon isteka valjanosti certifikata (iz bilo kojeg razloga) klijentu prestaje koristiti odgovarajući logotip i sav reklamni materijal koji sadrži logotip ili bilo koju poveznicu na njega. Svi ostali materijali ili dokumenti u posjedu klijenta, potrebni za izdavanje certifikata, uništavaju se ako to zatraži neovisno vijeće za certificiranje.

URS ima pravo usvojiti odgovarajuće mjere povezane s ispravnom uporabom svojih potvrda. Slučajevi pogrešno iskazanih veza na potvrde ili potvrde koje se na pogrešan način upotrebljavaju u reklamne svrhe, u brošurama itd. Rješavat će se na odgovarajući način, uključujući zakonske ili korektivne aktivnosti ili objavu određenog prekršaja. Kupci mogu obavijestiti URS o slučajevima nepravilne upotrebe URS simbola, akreditacijskih simbola ili GMP+ simbola ukoliko ih primijete. Njihova se obavijest smatra povjerljivom.

Sustav ranog upozoravanja na GMP+ certifikaciju

Na kraju neuspjeha s propisanom razinom kontaminirajuće tvari, kupac je dužan to prijaviti i poslati izvještaj EWS-a u roku od 12 sati od potvrde kontaminacije svom certifikacijskom tijelu, nadležnim tijelima i GMP+ INTERNATIONAL.

Ako kupac želi uložiti žalbu na usluge koje nudi URS, to može učiniti e-poštom, pismenim putem ili telefonom. Adrese za kontakt mogu se naći na web stranici URS-a na adresi www.urs.holdings. Svi prigovori moraju se propisno evidentirati i istražiti, a sve mjere ispravljanja koje se smatraju potrebnim priopćit će podnositelju pritužbe u odgovarajućem vremenskom razdoblju.

Obavijest o neispunjavanju uvjeta za izdavanje certifikata izdaje se, između ostalog, iz sljedećih razloga:

• Nedostaci u sustavima upravljanja koji dovode do neuspjeha u ispunjavanju uvjeta certificiranja, otkrivenih tijekom inicijalnog audita, nadzornog ili drugih audita.

• Lažna ili nepravilna uporaba certifikata.

• Lažna ili nepravilna uporaba akreditacijskog logotipa, certifikacijskog logotipa ili GMP+ logotipa.

Kupac se može žaliti na bilo koju odluku URS-a.

U slučaju da certificirana organizacija ili podnositelj zahtjeva za izdavanje certifikata želi uložiti žalbu protiv bilo koje odluke predstavnika URS-a, oni to mogu učiniti neovisnom vijeću za certificiranje u roku od 21 kalendarska dana od dana kada su službeno obaviješteni o ovoj odluci. Žalba se može podnijeti u obliku pismene obavijesti. Sjednica povjerenstva za žalbe osnovana u skladu s propisima održava se u roku od 30 kalendarskih dana od primitka ove obavijesti, a apelant je o vremenu i mjestu održavanja ove sjednice obaviješten najmanje 7 kalendarskih dana unaprijed.

Žalbu mora tvrtka dostaviti u pisanom obliku, na odgovor odgovornog URS menadžera, u roku od 14 dana od primitka obavijesti o neispunjavanju uvjeta certifikacije.

Sve žalbe upućuju se ICB-u (Odbor neovisnih odbora). Odgovorni rukovoditelj mora upoznati ICB odbor s dokazima koji podržavaju njihovu odluku o izdavanju obavijesti o neispunjavanju uvjeta certifikacije.

Kupac može uložiti prigovor protiv sudjelovanja određenih članova odbora ICB-a u rješavanju pritužbe, u slučaju ako društvo / organizacija smatra da član komisije nije nepristran. Stranka koja podnosi žalbu također može izvijestiti o svom slučaju osobno, o svom trošku.

Odluka ICB odbora konačna je i obvezujuća i za tvrtku i za URS. Na odluku odbora GMP+ ne može se žaliti. Odluka o žalbi donosi se u roku od 4 mjeseca od primitka žalbe.

O povratu troškova povezanih s uspješnim žalbama, što dovodi do odobrenja ili produženja njegove važnosti, odlučuje odbor ICB-a.

Opće odredbe

Ugovorni odnos između ugovornih strana postaje valjan i stupa na snagu u trenutku potpisivanja od strane obje ugovorne strane. Na ovaj dan URS i kupac su vezani svojim izjavama. Kupac će potpisan ugovor poslati na e-mail adresu URS-a.

URS i kupac izričito izjavljuju da su se upoznali sa sadržajem sklopljenog ugovora, da sve odredbe sadržane u njemu odgovaraju njihovoj ozbiljnoj i slobodnoj volji, te da ugovor nije zaključen pod prisilom, neiskustvom, intelektualnom slabošću, tjeskobom ili bezbrižnost, ili pod prisilom ili u očigledno nepovoljnim uvjetima.

URS pruža svoje usluge na međunarodnom tržištu, a zastupljen je u raznim regijama od strane ovlaštenih regionalnih predstavnika.

Regionalni predstavnik može biti fizička ili pravna osoba koja posreduje komunikaciju između ureda URS sheme i kupca, pomaže u tijeku certifikacijskog audita i prikuplja naknade u ime URS-a koji je povezan s certifikacijskim auditom i GMP+ registracijom, za svoj račun.

URS GmbH je odgovoran za certificiranje klijenta i odluku o certifikacijskom auditu, u skladu s uvjetima akreditacije. URS GmbH ne prenosi tu odgovornost na treću stranu.

Odredbe ovih pravila i uvjeta odnose se unutar URS-a na sve radnike koji sudjeluju u postupku certificiranja, uključujući regionalne predstavnike.

Pravni sporovi rješavaju se u skladu s Pravnim kodeksom EU (Europska unija).

 

Vrijedi do 26.05.2019.

Kontaktirajte nas...