upravljanje u izvanrednim situacijama

Primjeri uključuju rat, štrajkove, nerede, političku nestabilnost, geopolitičku napetost, terorizam, zločin, pandemiju, poplave, zemljotres, zlonamjerno hakiranje računala, druge prirodne katastrofe ili katastrofe koje je stvorio čovjek.

URS General COVID-19 Pravila - 25/03/2020 (V3)

Zbog promjena smjernica vlade UK i pojačanja restrikcija u Europi i drugim pogođenim područjima, URS je ažurirao svoju politiku kako bi obuhvatili najnovije promjene.
Molimo imajte na umu da se ove smjernice mogu ponovno promijeniti kako će pandemija napredovati. Centralni ured URS-a će raditi tjedni pregled i ažuriranje ove politike.

1.0 Postojeći klijenti

• Svi auditi koji se mogu provesti, odraditi će se NA DALJINU (do trenutka kada pandemija bude suzbijena)
(Ukoliko klijent i auditor žele audit provesti NA LOKACIJI – to mora biti obostrano prihvaćeno i treba čuvati dokumentiranu informaciju o tom pristanku)
• Sve dokumentirane informacije sustava upravljanja moraju biti dostavljene e-mailom auditoru za provođenje audita van lokacije (NA DALJINU) kako bi ih auditor pregledao*
• Intervjui s dostupnim osobljem trebaju biti provedeni telefonski ili preko drugih platformi, na primjer Skype, Zoom i sl.
• Ukoliko su klijenti URS-a u trenutno potpuno zatvoreni, bez osoblja na lokaciji, potrebno je popuniti online obrazac kako bi se naveli razlozi i dalo ime osobe zadužene za dogovor o provođenju audita NA DALJINU, obrazac se može popuniti na sljedećem linku:
https://www.urs-adriatica.com/covid-19/upravljanje-izvanrednim-situacijama


• Audit NA DALJINU će uključiti (ali ne biti ograničen) sljedeća područja:

Općenito

Politike sustava upravljanja
Dokumentirane informacije o internim auditima uključujući programe audita
Dokumentirane informacije o ocjeni sustava
Ciljeve, uključujući njihovo praćenje
Upravljanje pritužbama
Dokumentirane informacije o osposobljavanju
Dokazi o praćenju i usklađenosti s propisima
Korektivne radnje
Dokumentirane informacije o procesima (npr. dijagrami toka, primjeri realizacije)
Primjeri upravljanja dokumentiranim informacijama – kontrola verzija
Korištenje logotipa certifikacije


Specifično po normama
(npr.: OHSAS 18001/ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485)

Analiza i ocjena rizika
Tipične kontrole procesa, parametara, KPI…
Planovi tretiranja rizika
ISO 14001 Analiza aspekata okoliša
Planiranje projekata, sastanci tima za razvoj i projektiranje
OHSAS 18001/ISO 45001 Akcidenti i Incidenti
ISO 14001 Prijavljeni incidenti
ISO 13485 Neželjeni događaji, prijavljeni incidenti
Zapisi o realizaciji glavnih procesa
Dokazi o pregledu tehničkih mapa
SSIP Glavni zahtjevi (samo za UK)

Potencijalni intervjui

Uprava – Vodstvo, kontekst, rizici (trenutna situacija i planovi), Ciljevi, zainteresirane strane
Predstavnik nabave – odobrenje i nadzor dobavljača
Predstavnici proizvodnje/montaže/pružanja usluga – Zapisi uključivo planove, realizaciju, umjeravanje i održavanje opreme i sl.
Predstavnik ljudskih potencijala – Zapisi o edukaciji, zapošljavanju, uvođenju u posao
Predstavnik prodaje – Nuđenje-ugovaranje, pregled ugovora, kašnjenje u isporukama, veza s planiranjem realizacije
Predstavnik logistike – Planiranje, odnosi s planiranjem realizacije
Odjel razvoja i projektiranja – Pregled razvoja, planovi
Predstavnici za specifične norme – razgovor o pregledanim informacijama (npr. zapisi o otpadu, ozljedama, kontrolama informacijske sigurnosti)

Kada je audit NA DALJINU završen, tehnički pregled i preporuka o nastavku certifikacije ili re-certifikaciji će biti provedena prema normalnoj proceduri (kao takav, standardni izvještaj će biti izrađen od strane auditora i poslan klijentu preko maila, URS portala i sl.).

1.1 Vremenski okviri za provođenje audita za klijente koji su kompletno zatvoreni i audit se ne može provesti na daljinu.

• Nadzor – PRVA GODINA (nakon certifikacije ili re-certifikacije) - normalni rok za provođenje može biti produžen do 6 mjeseci – Provođenje audita najkasnije 18 mjeseci nakon početnog ili re-certifikacijskog audita.
• Nadzor – DRUGA GODINA – Nema promjena, fleksibilno - ali trebalo bi završiti unutar kalendarske godine
• RE-CERTIFIKACIJA– Ukoliko je primljena pismena potvrda o potpunom zatvaranju lokacije klijenta, dopušteno je produženje roka od 6 mjeseci
Rizik odstupanja od zahtjeva za certificiranjem umanjuje se zatvaranjem tvrtke.
*Napomena: Produženje trenutno nije odobreno za klijente po normama AS91XX ili IATF

2.0 Novi klijenti

Prema bulletinu izdanom ranije, ostaju slijedeće smjernice:
• DOKUMENTACIJSKI AUDIT – FAZA 1 – provesti je NA DALJINU
• CERTIFIKACIJSKI AUDIT – FAZA 2 – odgoditi je koliko je potrebno (ali unutar 12 mjeseci). Ukoliko se provede audit na lokaciji, odluka o certifikaciji može biti donesena.

Ovaj audit na lokaciji može biti proveden, kada Vaša vlada ukine restrikcije u vašoj regiji.
3.0 Auditori

Auditori zaposleni od strane URS-a i vanjski suradnici – savjetuje se provođenje audita NA DALJINU za obje kategorije. Zaposleni auditori se moraju uskladiti s ovom politikom, a vanjski auditori u maksimalno mogućoj mjeri.
• Ako je audit proveden NA DALJINU – plaćanje se provodi kao i u normalnim uvjetima.
• Ukoliko se kod klijenta ne može provesti audit (na lokaciji ili na daljinu), klijenti moraju obavijestiti pismeno URS putem on line obrasca kako bi informirali URS o njihovom zatvaranju.
• Auditi koji su otkazani će biti komunicirani prema auditoru od strane lokalnog ureda s razlozima otkazivanja, URS neće moći naplatiti trošak otkazivanja, stoga ti troškovi ne mogu biti plaćeni auditoru.
https://www.urs-adriatica.com/covid-19/upravljanje-izvanrednim-situacijama

• Od 17.03.2020 – svi dogovoreni auditi će se provoditi NA DALJINU
• Ukoliko obje strane dokumentiraju dogovor da će se audit provesti NA LOKACIJI, to treba provesti u slučajevima kada se troškovi puta i smještaja NE NAPLAĆUJU

Obzirom na stalnu promjenu situacije i globalne i regionalne razlike, gore navedene smjernice će se tjedno pregledavati i mijenjati.
Sigurnost svih je prioritet URS-a i činimo sve što je u našoj moći da podržimo certifikaciju naših klijenata.


4.0 Područje primjene politike COVID-19 za certifikaciju

Priložen je trenutni status URS-ovih ureda (koji uključuju njihove cijenjene klijente) koji su prijavili ograničenja uzrokovana COVIDOM-19 i onih koji nisu prijavili ograničenja do današnjeg datuma (tamo gdje nema utjecaja aktivnosti se odvijaju standardno).

Vidi Prilog 1.
Ovaj popis će biti ažuriran na tjednoj bazi. Ukoliko vaša regija/država nije pogođena, aktivnosti se nastavljaju prema pravilima certifikacije.


5.0 URS Unutarnje politike usklađenosti

• Lokalni uredi moraju osigurati da se komuniciraju sve odgode unutarnjih witness audita ili drugih zadataka u MCT-u (obzirom na trenutnu situaciju dopušteni su pregledi nakon audita – POST AUDIT REVIEW)
• Auditi lokalnih ureda od strane centralnog ureda – plan za 2020 je bio da se što više tih aktivnosti provede na lokaciji. Ali trenutno se također prelazi na UDALJENI AUDIT

• Svaki lokalni ured treba primijeniti i dopuniti ovu politiku s lokalnim značajkama i ista mora biti dostupna akreditacijskom tijelu za pregled.

Posebna pravila za pojedine norme

IATF 16949 - Politiku diktira IATF i odstupanje nije dopušteno.
Pogledajte najnovije ažuriranje u nastavku.
Vaš Lokalni ured izravno će uspostaviti vezu s vama u vezi s odgodom audita (po potrebi). Zatim će komunicirati sa središnjim uredom URS-a kako bi se učinkovito upravljalo bazom podataka IATF klijenata vezanim na suspenzije / povlačenje certifikata prema dodatnim dozvoljenim rokovima navedenim u pravilu 5.

Communique - 2020-001 https://www.iatfglobaloversight.org/cbcommuniques/

Ključne napomene:
- Udaljeni auditi NISU dopušteni
- Primjenjuje se pravilo 5 vezano na produljenje roka provođenja audita
- Audit tim se može promijeniti

AS 91XX- Ovu politiku nalaže IAQG
Potrebno je slijediti njihove smjernice koje su navedene ispod.
Nije moguće odstupiti od ovog priopćenja; u nastavku je sažetak dopuštenih promjena koje treba obraditi u ovom razdoblju.
Morate se izravno povezati sa svojim lokalnim uredom kako biste utvrdili primjenjuje li se neki od postupaka ispod na Vaš audit.

Certifikacijska tijela mogu koristiti sljedeća pravila s ciljem smanjivanja rizika audita uzrokovanim COVID-19 bolešću:
 Nije potrebna obustava certifikata ukoliko je prošao planirani datum audita.
 Dopušteno je produženje od 90 dana za aktivnosti verifikacije uklanjanja nesukladnosti.
 Datum prvog nadzornog audita će biti u roku od 18 mjeseci od datuma odluke o certifikaciji.
 Udaljeni audit može produljiti audit za više od 30% od izračunatog vremena – pravila definirana u IAF MD 4:2018 se primjenjuju bez obzira na udaljeni audit .
 Nadzorni i recertifikacijski auditi u 2020 mogu biti u potpunosti virtualni – udaljeni auditi.
 Aktivnosti koje se ne mogu provjeriti nadzornim / recertifikacijskim auditom će biti prebačene na sljedeći audit i produljiti će vrijeme audita.
- Da bi se poboljšala kvaliteta audita preporuča se uporaba videa i live streaminga.
- Plan audita i izvještaj audita po normi AS 9101 moraju jasno naznačiti uporabu virtualnog - udaljenog audita.
- Certifikati kojima je istekao rok podobni su za vraćanje u trajanju do 12 mjeseci nakon isteka
datum isteka pod uvjetom da je broju certifikata dodan sljedeći jedinstveni broj [IAF-ID3].
- Moguće je ponovno certificiranje obustavljenih certifikata korištenjem inicijalnog certifikacijskog audita u OASIS-u bez prve faze audita pomoću kriterija, i u trajanju, recertifikacije.


Popis ureda koji su prijavili utjecaj COVID-19 na aktivnosti certifikacije
Bangladesh
Bulgaria
Canada
China*
Croatia- Hrvatska
Czech Republic
Egypt
France
Georgia
Germany Taiwan
Hungary
India*
Indonesia
Iran
Ireland
Israel
Italy
Japan
Malaysia
Mexico
Pakistan
Philippine
Poland
Portugal
Qatar
Romania
Russia*
Serbia
Singapore
Slovakia
South Africa
South Korea
Spain
Taiwan
Thailand
Turkey
UAE
Ukraine
United Kingdom
USA
Vietnam

* Ured ima ili lokalne urede za prodaju ili druge regije pod svojom kontrolom - npr .: Rusija
uključuje Bjelorusiju.

• Zato što želimo našim klijentima omogućiti nastavak certifikacije na siguran način uz poštivanje svih zahtjeva akreditacije
• Pogledajte našu politiku - Politika COVID 19
• Pogledajte naše upute za provođenje audita na daljinu - Upute za provođenje audita na daljinu
• Kontaktirajte nas putem obrasca na dnu